ઘણા વીવિંગ યુનિટ આજે પણ એક કમ્પ્યુટર પર ઇન્સ્ટોલ કરેલા જૂના એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર પર ચાલે છે. બિલ અને ખાતું બને છે, પણ ટાકા, બીમ, બીમ લૂમ પર ચઢાવવું (Bhidan), કારીગરનો પગાર અને મિલનો હિસાબ અલગ રજિસ્ટર કે Excelમાં. બદલવું છે, પણ સવાલ એ જ: જૂના ડેટાનું શું થશે? સ્ટાફ નવું શીખશે? વચ્ચે કામ અટકશે? આ ગાઇડ એક સીધો ક્રમ આપે છે.
1. ક્યારે બદલવું
- નાણાકીય વર્ષની શરૂઆત (1 એપ્રિલ) સૌથી ચોખ્ખી — નવા વર્ષની સિરીઝ નવા સોફ્ટવેરમાં, જૂનું વર્ષ જૂનામાં બંધ.
- મહિનાની શરૂઆત પણ ચાલે. બસ ઓપનિંગ એ દિવસના બેલેન્સથી લો.
- સીઝનનું સૌથી વ્યસ્ત અઠવાડિયું ન પસંદ કરો. દિવાળીની ભીડ પહેલાં કે પછી કરો.
2. કયો ડેટા સાથે આવે
જૂના સોફ્ટવેરનો બેકઅપ આપો — માસ્ટર અને ઓપનિંગ અમે નવામાં લઈ આવીએ:
- પાર્ટી (ગ્રાહક, સપ્લાયર, દલાલ, ટ્રાન્સપોર્ટ) અને એમના GSTIN
- ક્વૉલિટી અને HSN, યાર્ન, લૂમ
- પાર્ટીના ઓપનિંગ બેલેન્સ અને બાકી બિલ (બિલ પ્રમાણે ઓપનિંગ), જેથી આઉટસ્ટેન્ડિંગ અને વ્યાજ પહેલા દિવસથી સાચાં રહે
- બેંક અને હાથના રોકડનું ઓપનિંગ
જૂના વર્ષનાં બધાં બિલ નવામાં નાખવાની જરૂર નથી. જૂનું સોફ્ટવેર જોવા માટે રાખો; નવું કામ નવામાં.
3. ઓપનિંગ મેળવો — સૌથી જરૂરી પગલું
ઇમ્પોર્ટ પછી ત્રણ ટોટલ જૂના સોફ્ટવેરના રિપોર્ટ સાથે મેળવો. આ મેળ પડી ગયો તો આગળ બધું બરાબર ચાલશે.
ઉદાહરણ
31-03-2027નો જૂનો આઉટસ્ટેન્ડિંગ રિપોર્ટ: 86 પાર્ટી, કુલ લેણું ₹42,18,650.
- નવામાં Outstanding ખોલો, તારીખ 01-04-2027 — 86 પાર્ટી, ટોટલ ₹42,18,650 ✓
- બેંક ઓપનિંગ ₹6,40,200 અને રોકડ ₹38,500 — જૂની કેશ / બેંક બુકમાંથી ✓
- કોઈ એક મોટી પાર્ટી (જેમ કે Radhe Textiles, ₹3,25,000, 4 બિલ)નું લેજર બિલ પ્રમાણે જુઓ — ડ્યૂ ડેટ અને દિવસ પણ સાચા ✓
ફરક દેખાય તો પહેલા દિવસે જ સુધારો, મહિના પછી નહીં.
4. યુનિટ સેટ કરો
- ફર્મ — GSTIN નાખો, PAN અને રાજ્ય આપોઆપ. એક યુનિટમાં એકથી વધુ ફર્મ હોય તો બધી અહીં, F7થી બદલો.
- લૂમ — સેટઅપ વિઝાર્ડમાં બધા લૂમ એક સાથે (01થી N).
- યાર્ન અને ક્વૉલિટી — રીડ, પિક, પન્નો, તાર, ડેનિયર અને સ્ટાન્ડર્ડ વજન.
- કારીગર — વીવર, સ્પ્રેડર, વાર્પર અને એમનો રેટ.
- બિલની પ્રિન્ટ — તમારી ડિઝાઇન, લોગો, બેંક ડિટેલ્સ, એ જ ફોર્મેટ જેની પાર્ટીને આદત છે.
- ટીમ — દરેક વ્યક્તિનો રોલ અને પરમિશન; સ્ટાફ ફક્ત ઑફિસના નેટવર્કથી, owner ગમે ત્યાંથી.
5. સ્ટાફની આદત
મુનીમ વર્ષોથી જે કી દબાવે છે, એ જ ચાલવી જોઈએ. કીબોર્ડ સ્ટાઇલ પસંદ કરો — Standard, Style 1, Style 2 કે પોતાની કસ્ટમ — અને Enterથી આગળનું ફીલ્ડ. એપની ભાષા દરેક યુઝર પોતે પસંદ કરે: Hinglish કે English (એપ ગુજરાતીમાં નથી). ફ્લોર પર સુપરવાઇઝર ફોનથી ટાકા એન્ટ્રી કરી શકે; ઇન્ટરનેટ ન હોય તો પણ એન્ટ્રી સેવ થાય અને પછી સિંક.
6. પહેલા 15 દિવસ
- પહેલા અઠવાડિયે રોજ સાંજે દિવસનું વેચાણ, રસીદ અને ટાકાનો ટોટલ એક વાર જુઓ.
- પહેલો મહિનો પૂરો થાય ત્યારે GSTR-1ની CSV CAને આપો અને ચેક કરાવો.
- કોઈ રિપોર્ટ જૂના જેવો જોઈએ તો કહો — WhatsApp પર મદદ મળે છે.
સુરતના વીવિંગ યુનિટ માટે કામની વાતો
- ઇમ્પોર્ટ પછી પાર્ટીના GSTIN એક વાર ચેક કરો — ખોટા GSTINથી ખોટો ટેક્સ લાગે.
- પહેલાં એક ક્વૉલિટીનું કૉસ્ટિંગ નવા સોફ્ટવેરમાં કરી જુઓ; મફત Fabric Costing કેલ્ક્યુલેટરથી તમારા આંકડા પહેલેથી ટેસ્ટ કરી શકો.
- બિલ નંબરની સિરીઝ નવા વર્ષથી નવા સોફ્ટવેરમાં શરૂ કરો, વચ્ચેથી નહીં.
- જૂના સોફ્ટવેરનો બેકઅપ સાચવીને રાખો, ઓછામાં ઓછું GST અને ઇન્કમ ટેક્સના રેકોર્ડ માટે.
Loomiroમાં આ કેવી રીતે થાય
જૂના સોફ્ટવેરના બેકઅપમાંથી માસ્ટર અને ઓપનિંગ અમે ઇમ્પોર્ટ કરીએ. સેટઅપ વિઝાર્ડ ફર્મ → લૂમ → યાર્ન → ક્વૉલિટી → કારીગર → પાર્ટી સુધી લઈ જાય, અને ડેશબોર્ડ પર "setup baaki" યાદ કરાવે. Loomiro બ્રાઉઝર અને ફોન બંને પર ચાલે (PWA — એપ સ્ટોરની એપ નહીં), ડેટા સર્વર પર રહે, અને દરેક યુનિટનો ડેટા અલગ. રોલ અને પરમિશન, ઑફિસ નેટવર્ક લૉક અને એન્ટ્રી લૉક તારીખથી જૂનો હિસાબ બંધ. દરેક યુનિટનો એક ફિક્સ વાર્ષિક ભાવ, અને 15 દિવસ ફ્રી ટ્રાયલ — ભાવ માટે WhatsApp કરો. હજી સવાલ હોય તો FAQ જુઓ, જૂના સોફ્ટવેરથી ફરક વાંચો, કે સીધો ડેમો બુક કરો — તમારા પોતાના ડેટા પર બતાવીશું.